この記事では、就活におけるメール返信マナーについて、基本的なルールから注意すべきポイントまで詳しく解説します。
メール返信の返信は、早さが最重要！
基本的にメールはできるだけ早く返信するようにしましょう。
朝にメールが届いた場合は、遅くともその日の夕方までに、夜に届いた場合は、次の日の朝には返信することを心がけましょう。
確認することがあり返信が遅くなりそうな場合でも、「メールを確認しました。内容を確認の上、改めて〇月〇日までに返信します」など、用件を確認済みであることを伝えましょう。
また、いつまでに回答できるかを記載すると、より印象がアップします。
これは就職活動に限らず、ビジネスでも重要なことなので、こまめにメールの受信ボックスを確認する癖をつけておきましょう。
件名の書き方
新規でメールを作成する場合、件名は簡潔で分かりやすい文章を意識しましょう。また、件名の冒頭で内容が分かる文言を記載することで、相手への気遣いにもなります。企業の方は毎日たくさんのメールを受け取っています。メールを開かなくても受信ボックス上で、どんなメールかが分かるような工夫をしましょう。
例：インターンシップ日程の確認について（名前）
例：○○の書類の提出について（名前）
本文の書き方
基本的に書く内容は、1メールにつき1要件にしましょう。
関連のある要件であれば、まとめて書いてしまっても構いませんが、別件の場合は新規メールで送るなど、重要な用件が埋もれてしまわないように注意しましょう。
▼本文の例
・挨拶
例：いつもお世話になっております。〇〇（氏名）です。
・感謝の言葉
例：先日はインターンシップへ参加させていただき、ありがとうございました。
・具体的な要件を簡潔に
例：必要書類の提出につきまして、以下3点を添付にて送付いたします。
・○○
・△△
・□□
・〆の言葉
例：お手数ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。
まとめ
メールでのやりとりは、あなたの印象を左右する重要な要素です。大事なポイントは「できるだけ早く返信すること」と「受け取る相手に用件が分かりやすいか」です。受け取る相手の気持ちを考えて、気遣いができると、スムーズなやり取りができるでしょう。
